1. Les échanges de notices
1.1 La circulation en ligne
1.1.1Les achats de notices par télé déchargement
1.1.2Les réseaux de catalogage
1.2 Les bandes requêtes
1.3 Le déchargement avec des sous-produits édité
1.3.1Vente de notices sur disquettes
1.3.2Vente de notices sur cédéroms
1.3.3Note sur d’autres sous-produits édités
2. Les problèmes
de normalisation liés aux échanges de notices
2.1 Les Autorités
2.2 La description bibliographique
2.3 Unimarc
Les bibliothèques cèdent, vendent, achètent,
échangent, récupèrent leur notices informatisées
La bibliothèque demandeuse interroge la base de données
en ligne du fournisseur.
Elle y choisit les notices qui lui plaisent,
elle les copie et en constitue un fichier sur le serveur du fournisseur.
La nuit, le serveur envoie le fichier contenant les notices choisies
à l’établissement demandeur.
Le serveur envoie la facture par la poste.
Note :
1. Procédé sûr car les notices ont été
choisies par le demandeur
2. Coûteux en temps de connexion pour l’interrogation et en télécomm
pour le transfert.
Dans un réseau de catalogage partagé, la notice produite
alimente la base locale puis la base commune. La nouvelle notice est accessible
par les autres qui peuvent y ajouter leur cote.
Avant de cataloguer voir si la notice existe déjà
1) si oui rajouter sa cote, sa localisation, modifier la notice, la
corriger et l'améliorer si on en a le droit.
La notice est rapatriée sur le système local.
2) sinon créer la notice chez soi, l’envoyer sur le serveur
où elle sera accessible aux autres
La participation à un réseau nécessite beaucoup
de sérieux, de compétence, de normalisation.
Le serveur ne fait pas qu'additionner les notices des uns aux notices
des autres, il permet aussi de gérer des choses communes de façon
unifiée quelque soit le logiciel de chaque utilisateur comme l’interrogation
à distance par des usagers avec un logiciel de recherche commun.
Chaque réseau à ses règles de fonctionnement,
ses tarifs : certains rétribuent les bibliothèques créatrices
de notices, d'autres non
La circulation des notices se fait à la demande avec des
périphériques de stockage.
On saisit chez soi une liste (genre isbn, auteur, titre, éditeur) de notices
qu’on recherche,
on la copie sur une bande ou une disquette,
on l’envoie dans un paquet par la poste au fournisseur de notices,
le fournisseur charge cette demande sur bande ou disquette sur son
ordinateur,
il fait des tris dans sa base et crée un fichier avec les notices
trouvées.
Le fournisseur de notices copie ce fichier de notices trouvées
sur bande ou disquette,
et l’envoie par la poste avec une facture à l’établissement
demandeur.
Le demandeur charge les notices sur son ordinateur local et paye la
facture.
Notes :
1. les notices cherchées doivent être correctement identifiées
pour que seule la bonne notice soit livrée. Il faut donc saisir
dans la demande beaucoup de renseignements (ISBN et titre, ou titre et
auteur et éditeur et date...)
2. Il faut un pourcentage de livraison correct atteint par une bonne
préparation de la requête : choix de la base, vérification
dans la base.
3. pas de coûts de télécommunications.
Le fournisseur de notices édite des disquettes ou des cédéroms
bibliographiques qui permettent le déchargement sur un ordinateur
local. Il s’agit de produits bibliographiques édités donc
reproduits en plusieurs centaines d’exemplaires et vendus.
Le fournisseur de notices recopie un petit fichier de quelques centaines
de notices sur des disquettes qu’il vend.
Une bibliothèque demandeuse achète une disquette, la lit avec
un micro et copie les notices.
Exemple : "CD mail"
Le fournisseur de notices envoie à un fabricant de cédéroms,
une bande avec ses notices.
Le fabricant fabrique quelques centaines de cédéroms
contenant les notices.
Un établissement acquéreur de notices achète le cédérom et le
lit avec son micro (lecteur de cédéroms et programme d’interrogation vendu avec le cédérom).
La bibliothèque interroge le cédérom, choisit
les notices qui lui plaisent, les met dans un panier (fait ses
"courses") et bascule les notices
sur son propre ordinateur.
Exemple : "Catalogue général de la Bibliothèque
nationale de France"
1. Les catalogues sur papier : ils peuvent sortir d’une imprimante à listings ou d’une imprimerie
(gros volumes). Lors de la consultation, on ne peut que recopier les notices à la main
(ou avec un clavier), comme lors d'une prise de note sur un ouvrage papier
2. Les microfichesCOM : ce sont de petites fiches semblables à
des négatifs de photos qui contiennent des informations
écrites. Elles se lisent avec un appareil optique. Lors de la
consultation sur écran (genre lecteur de diapos), on ne peut que
recopier les notices à la main ( ou avec un clavier), comme lors d'une
prise de note sur un ouvrage papier ou les imprimer
sur des feuilles de papier avec un lecteur reproducteur.
Les échanges de notices informatisées rendent encore
plus nécessaire le Contrôle bibliographique universel. Les
besoins de normalisation se font sentir encore plus que du temps de la
production imprimée de notices.
Les fichiers d'autorités pour le choix des vedettes sont
fondamentaux.
Une base de données qui achète des notices ne peut accepter des notices
dont les vedettes seraient fausse ou différentes des siennes.
D'où la nécessité d'appliquer les normes mais
aussi les "habitudes" de chaque pays telles
que l'IFLA les diffuse.
Les progrès de normalisation des vedettes matières sont
énormes.
Ainsi Rameau est la "version" française d'un thésaurus
francophone canadien lui même traduit du thésaurus anglais
de la Library of Congress.Il se répand en France à toute
vitesse à cause du nouveau système universitaire de documentation des
bibliothèques universitaires.
Pourquoi avoir la même famille de thésaurii : même construction,
mêmes principes, mêmes schémas pour la rédaction,
les sous-vedettes d'où la saisie normalisée possible d'un point de vue
informatique, donc les échanges seront possibles.
Si les notices voyagent, elles doivent être comprises partout
et quelle que soit la langue. Elles doivent avoir la même structure,
la même présentation et doivent être lisibles partout.
La normalisation est aujourd'hui correcte , ISBD pour les livres et
beaucoup de documents. Il reste encore à avancer en ce qui concerne
la description de certains non-livres
Les informations informatisées sont stockées dans
des fichiers.
Ex : le fichier qui contient toutes les notices d'une base de données,
un autre qui contient toutes les cotes et localisations de tous les
exemplaires de ces notices.
Un fichier informatique est constitué d'enregistrements (un
enregistrement=une notice), chacun de ces enregistrement est saisi,
réparti dans des zones (ou champs)
Ex : dans le fichiers des notices, le cadre de saisie des enregistrements
prévoit un champ "adresse" pour l'éditeur, un
champ "collation"
pour le nombre de pages.
Les données des enregistrements (les élements des notices) sont réparties dans ces
zones (dans ces champs):
Ex dans le champ "adresse", on trouve
Arles : Actes sud, 1993 ou Paris : Gallimard, 1991
Une notice se répartit donc dans les différentes zones
prévues pour leur répartition.
Soient la bibliothèque Trifouilli les oies et son logiciel de saisie de
notices qui prévoit
une zone appelée "AUTEUR" avec 20 caractères pour saisir
le nom des auteurs
"AUTEUR" contient donc par exemple Hugo
et la bibliothèque de Perpète les ronces et son logiciel de saisie de notices qui
lui prévoit une zone appelée "AUTEUR/TITRE" de 50 caractères
pour saisir les noms des auteurs :
"AUTEUR/TITRE" contient donc par exemple Hugo Les Misérables
Si la première vend ses notices à la seconde, il faudra faire une interface,
un dictionnaire expliquant à l'ordinateur que les informations provenant
de la zone "AUTEUR/TITRE" devront être rangées dans la zone
AUTEUR, séparées en deux zones...etc.
Il fallait donc normaliser les formats de saisie des fichiers bibliographiques pour permettre les échanges de notices
On répartit le contenu d'une notice en champs ou zones ayant chacun un
nom, une étiquette qui la définit.
Chaque zone (champ) a un nom, une étiquette à 3 chiffres de 000 à 999.
Chaque zone comprend des sous zones (sous champs) pour répartir
les informations :
Exemple : il y a 10 blocs de 000 (0XX) à 900 (9XX), le bloc 2XX est
réservé à la description bibliographique (le "pavé isbd")
et le bloc 7XX est réservé aux vedettes auteurs
Exemple
| Nom du champ | Nom du sous champ | Contenu |
| Champ "210" | Sous-champ "a" | Lieu d'édition, exemple Paris |
| Champ "210" | Sous-champ "c" | Nom d'éditeur, exemple Gallimard |
| Champ "210" | Sous-champ "d" | Date d'édition, exemple 2000 |
| Champ "700" | Sous-champ "a | Nom d'auteur, exemple Hugo |
| Champ "700" | Sous-champ "b | Prénom d'auteur, exemple Victor |
Il y a beaucoup de formats marc mais tous obéissent au même
principe : bloc général, répartition des données
dans des champs, répartition des informations dans des sous zones
ou sous champs.
Le marc d'échange entre tous les formats marc est Unimarc.
Le choix d'un réservoir bibliographique pour acheter des
notices dépend de l'organisation de ce réservoir, du recoupement
par test des fonds à cataloguer avec ce réservoir, de la
qualité des notices livrées, de ses choix antérieurs,
de ses moyens en personnel, en matériel...
A l'inverse, on peut être amené à faire des choix
de gestion à cause du réservoir choisi